Créer les documents douaniers d'expédition : facture commerciale, pro forma, certificat d'origine et liste de colisage

Quel document douanier pour quel envoi ?

Lors d'une vente ayant une valeur commerciale, joignez une facture commerciale : elle atteste l'achat et la vente, sert de demande de paiement et constitue une pièce justificative de chiffre d'affaires en comptabilité. Pour les échantillons gratuits, les pièces de rechange ou les cadeaux sans valeur commerciale, utilisez une facture pro forma ; celle-ci déclare néanmoins la valeur correcte de la marchandise.

Une liste de colisage détaille les articles et les colis contenus dans l'envoi. Pour bénéficier d'une importation préférentielle dans le pays de destination, un certificat d'origine est requis : il peut s'agir d'un certificat de circulation des marchandises ou d'une déclaration d'origine figurant sur la facture ou sur un autre document commercial.

La forme de certificat d'origine admissible dépend de l'accord de libre-échange et de la valeur de l'envoi. La valeur de la marchandise doit toujours être déclarée correctement à la douane, même si la marchandise n'a pas de valeur commerciale.

Facture commerciale et facture pro forma : la différence pour la douane et la comptabilité

En tant que mentions obligatoires sur la facture, indiquez l'expéditeur et le destinataire, la désignation de la marchandise, la quantité, la valeur et la devise, le pays d'origine, la date ainsi qu'un numéro de référence. La facture commerciale atteste l'achat et la vente, contient une demande de paiement et est utilisée comme pièce justificative de chiffre d'affaires en comptabilité.

La facture pro forma est un document établi pour la forme, ce n'est pas une facture au sens propre. Elle ne contient aucune demande de paiement et n'est généralement pas enregistrée en comptabilité.

Les cas typiques justifiant une facture pro forma sont les échantillons gratuits, les pièces de rechange, les cadeaux et les dons, les paiements anticipés, les lettres de crédit et autres opérations bancaires, les confirmations de commande ainsi que les calculs préliminaires pour les clients. En cas de paiement anticipé, elle peut servir de copie préliminaire de la future facture commerciale ; la facture commerciale sera ensuite intégrée à la comptabilité.

Les deux documents déclarent la valeur de la marchandise auprès de la douane du pays d'importation. La facture pro forma sert à déclarer la valeur de la marchandise ; renseignez-vous sur les prescriptions d'importation et les taxes auprès de l'administration douanière étrangère.

La liste de colisage complète la facture avec des indications sur le contenu de l'envoi. Mentionnez la date de la commande et de l'expédition, les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, l'adresse de départ et de destination, ainsi que le véhicule et le numéro du document de transport.

Énumérez la désignation de la marchandise et la quantité, les marques et numéros, le type d'emballage et le nombre de colis, ainsi que la description, le poids et le volume des colis. Le poids net désigne la marchandise sans emballages, le poids brut la marchandise avec tous les emballages, mais sans conteneur ni matériel de transport ; les prix figurent sur la facture commerciale.

Facture commerciale vs facture pro forma

Établir correctement une facture pro forma

Désignez le document comme étant une facture pro forma et n'y incluez aucune demande de paiement. Indiquez l'expéditeur et le destinataire, la désignation de la marchandise, la quantité, la valeur et la devise, le pays d'origine, la date ainsi qu'un numéro de référence.

Indiquez la valeur correcte de la marchandise même si vous la remettez gratuitement. Une facture pro forma ne peut pas être transformée ultérieurement en facture normale ; si la marchandise est vendue plus tard, établissez une facture commerciale.

bexio propose des modèles de factures pro forma gratuits aux formats Word, Excel et PDF. BEX AG met à disposition des exemples et modèles de factures pro forma gratuits aux formats Word et PDF sur demande.

Facture pro forma : mentions obligatoires

Certificat d'origine : certificat de circulation des marchandises ou déclaration d'origine

Pour le trafic transfrontalier de marchandises, deux formes sont prévues : le certificat de circulation des marchandises et la déclaration d'origine sur la facture ou un autre document commercial. Une déclaration d'origine sur un tel document commercial est possible si la valeur totale des produits originaires qui y figurent ne dépasse pas 10'300 CHF ou 6'000 EUR.

Dans les échanges avec Singapour, la Corée du Sud, le Canada, Hong Kong et les Philippines, seule la déclaration d'origine est prévue. Pour le Japon et la Chine, seuls les exportateurs agréés peuvent établir des déclarations d'origine ; les autres exportateurs utilisent le certificat de circulation des marchandises.

Les exportateurs agréés peuvent établir des déclarations d'origine sans limite de valeur et sont dispensés de la signature manuscrite. Dans le cadre de l'accord avec les États arabes du Golfe (GCC), aucune simplification n'est possible pour le moment.

Si aucun certificat de circulation des marchandises n'a été établi lors de l'exportation, il peut être demandé a posteriori. La demande est adressée à l'office de contrôle préliminaire du cercle d'affaires où l'exportateur a son siège social ; doivent être joints le formulaire EUR.1 ou EUR-MED dûment rempli, une preuve d'exportation, des copies des factures d'exportation et des preuves de l'origine des marchandises.

Au verso, indiquez le lieu et la date de l'exportation des marchandises ainsi que la raison de l'établissement a posteriori. Dans la rubrique 7 « Remarques », mentionnez « ISSUED RETROSPECTIVELY » ; des émoluments sont perçus pour l'établissement du document.

Comme contact, l'information de l'AFC renvoie à la Direction générale des douanes, section Origine.

Certificat d'origine : seuils et règles par pays

Déclaration du fournisseur pour les matières premières achetées

Celui qui exporte des produits achetés en Suisse ou les utilise comme matières premières pour des marchandises d'exportation a besoin de preuves attestant qu'il s'agit de marchandises originaires. Le fournisseur établit ces preuves au moyen d'une déclaration du fournisseur.

La déclaration du fournisseur sert de base à l'exportateur pour prouver l'origine de la marchandise auprès de l'administration douanière. Elle se distingue du certificat de circulation des marchandises et de la déclaration d'origine sur la facture ou un autre document commercial.

Selon l'Administration fédérale des douanes et de la sécurité des frontières (AFC), il arrive qu'une entreprise étrangère, par exemple dans l'UE, demande à tort une déclaration du fournisseur à long terme à un fournisseur suisse.

Déclaration d'exportation électronique et décision de taxation avec e-dec/Passar

Les marchandises exportées de Suisse dans le cadre d'un trafic commercial doivent être déclarées électroniquement à l'AFC. Le système e-dec est progressivement remplacé par le nouveau système de trafic des marchandises Passar.

Avec Passar, un processus de transport s'ajoute au processus des marchandises. La liste de contrôle pour l'exportation avec Passar guide à travers la procédure d'exportation la plus courante, depuis les clarifications préalables jusqu'aux étapes procédurales subséquentes et aux coûts.

Après avoir rempli les champs obligatoires dans e-dec web et transmis les données à l'AFC, le déclarant dispose de 30 jours pour effectuer la prochaine étape avec la marchandise. Après l'exportation, le fichier PDF de la décision de taxation électronique issu de Passar, avec le XML intégré, doit être sauvegardé.

Ce fichier PDF avec le XML intégré constitue la preuve juridiquement valable de la décision de taxation. La durée de conservation est de 10 ans.

Déclaration d'exportation avec e-dec/Passar en étapes

Clarifier avant l'expédition : autorisations, taxes et prescriptions étrangères

Les interdictions, restrictions et conditions doivent être clarifiées avec les autorités compétentes avant l'expédition, notamment pour les animaux, la protection des espèces CITES, les armes et les biens culturels. Les autorisations requises doivent être obtenues avant la déclaration d'exportation.

Pour les marchandises privées, aucun droit d'exportation n'est à payer lors de la sortie de Suisse. Les éventuelles interdictions et autorisations doivent néanmoins être clarifiées au préalable.

L'AFC ne fournit aucune information sur les prescriptions étrangères ; l'administration douanière étrangère est compétente. Renseignez-vous donc sur les prescriptions d'importation et les taxes du pays de destination auprès de celle-ci avant l'expédition.

Les procédures d'exportation particulières, telles que l'expéditeur agréé, l'exportation temporaire ou la transformation et le renvoi de marchandises, ont leurs propres déroulements et obligations documentaires. Elles influencent les documents qui doivent accompagner l'envoi.

Clarifier avant l'expédition