Creare documenti doganali per la spedizione: fattura commerciale, proforma, prova d’origine e lista di colli

Quale documento doganale per quale spedizione?

In caso di vendita con valore commerciale, allegate una fattura commerciale: essa attesta l’acquisto e la vendita, richiede il pagamento e funge da documento contabile per le vendite. Per campioni gratuiti, pezzi di ricambio o regali senza valore commerciale utilizzate una fattura proforma; anche in questo caso dichiarate il corretto valore della merce.

Una lista di colli (packing list) elenca gli articoli e i colli contenuti nella spedizione. Per un’importazione preferenziale nel Paese di destinazione è necessaria una prova dell’origine: un certificato di circolazione delle merci oppure una dichiarazione sull’origine apposta sulla fattura o su un altro documento commerciale.

La forma ammissibile della prova d’origine dipende dall’accordo di libero scambio e dal valore della spedizione. Il valore della merce deve sempre essere dichiarato correttamente alla dogana, anche se la merce non ha alcun valore commerciale.

Fattura commerciale e fattura proforma: la differenza per la dogana e la contabilità

Come indicazioni sulla fattura riportate mittente e destinatario, denominazione della merce, quantità, valore della merce e valuta, Paese d’origine, data e numero di riferimento. La fattura commerciale attesta l’acquisto e la vendita, contiene una richiesta di pagamento e viene utilizzata come documento contabile per le vendite.

La fattura proforma è un documento formale, non una fattura in senso stretto. Non contiene alcuna richiesta di pagamento e di norma non viene registrata in contabilità.

Casi tipici per l’emissione di una fattura proforma sono campioni gratuiti, pezzi di ricambio, regali e donazioni, pagamenti anticipati, accreditivi e altre operazioni bancarie, conferme d’ordine nonché preventivi preliminari per i clienti. In caso di pagamento anticipato può servire come copia preliminare della successiva fattura commerciale; la fattura commerciale confluirà poi nella contabilità.

Entrambi i documenti indicano il valore della merce davanti alla dogana del Paese d’importazione. La fattura proforma serve a dichiarare il valore della merce; per le norme d’importazione e i dazi rivolgetevi all’autorità doganale estera.

La lista di colli integra la fattura con informazioni sul contenuto della spedizione. Indicate la data dell’ordine e della spedizione, i contatti del mittente e del destinatario, l’indirizzo di partenza e di destinazione, nonché il mezzo di trasporto e il numero del documento di trasporto.

Elencate la denominazione della merce e la quantità, marchi e numeri, tipo di imballaggio e numero di colli, nonché descrizione, peso e volume dei colli. Per peso netto si intende la merce senza imballaggi, per peso lordo la merce con tutti gli imballaggi, ma senza container e materiale di trasporto; i prezzi vanno indicati sulla fattura commerciale.

Fattura commerciale vs. fattura proforma

Come emettere correttamente una fattura proforma

Denominate il documento come «fattura proforma» e non includete alcuna richiesta di pagamento. Registrate mittente e destinatario, denominazione della merce, quantità, valore e valuta, Paese d’origine, data e numero di riferimento.

Indicate il corretto valore della merce anche se la cedete gratuitamente. Una fattura proforma non può essere convertita successivamente in una fattura normale; se la merce viene venduta in un secondo momento, emettete una fattura commerciale.

bexio offre modelli gratuiti di fatture proforma come file Word, Excel e PDF. BEX AG mette a disposizione, su richiesta, modelli ed esempi gratuiti di fatture proforma nelle versioni Word e PDF.

Fattura proforma: indicazioni obbligatorie

Prova dell’origine: certificato di circolazione o dichiarazione sull’origine

Per il traffico transfrontaliero di merci sono previste due forme: il certificato di circolazione delle merci e la dichiarazione sull’origine apposta sulla fattura o su un altro documento commerciale. Una dichiarazione sull’origine su un tale documento commerciale è possibile se il valore totale dei prodotti originari in esso contenuti non supera CHF 10'300 o EUR 6'000.

Nel traffico con Singapore, Corea del Sud, Canada, Hong Kong e Filippine è prevista solo la dichiarazione sull’origine. Per il Giappone e la Cina solo gli esportatori autorizzati possono rilasciare dichiarazioni sull’origine; gli altri esportatori utilizzano il certificato di circolazione delle merci.

Gli esportatori autorizzati possono rilasciare dichiarazioni sull’origine senza limiti di valore e sono esonerati dalla firma autografa. Nell’ambito dell’accordo con gli Stati arabi del Golfo (GCC) al momento non sono possibili semplificazioni.

Se all’esportazione non è stato rilasciato alcun certificato di circolazione delle merci, è possibile richiederlo successivamente. La domanda va indirizzata all’ufficio di controllo preliminare del circondario doganale in cui l’esportatore ha la sua sede commerciale; vanno allegati il modulo EUR.1 oppure EUR-MED compilato, una prova dell’esportazione, copie delle fatture di esportazione e elementi probanti relativi all’origine delle merci.

Sul retro indicate il luogo e il momento dell’esportazione della merce, nonché il motivo del rilascio successivo. Nella casella 7 «Osservazioni» va apposta la dicitura «ISSUED RETROSPECTIVELY»; per il rilascio viene riscossa una tassa.

Come contatto, l’informazione dell’Amministrazione federale delle dogane (AFD) indica la Direzione generale delle dogane, settore Origine.

Prova dell’origine: soglie e regole per Paese

Dichiarazione del fornitore per materiali acquistati

Chi esporta prodotti acquistati in Svizzera o li utilizza come materiali per merci destinate all’esportazione necessita di documenti che attestino che si tratta di merci originarie. Il fornitore rilascia tali documenti mediante una dichiarazione del fornitore.

La dichiarazione del fornitore serve all’esportatore come base per dimostrare l’origine della merce all’ufficio doganale. Va distinta dal certificato di circolazione delle merci e dalla dichiarazione sull’origine apposta sulla fattura o su un altro documento commerciale.

Se un’azienda estera, ad esempio nell’UE, richiede a un fornitore svizzero una dichiarazione del fornitore a lungo termine, ciò avviene, secondo l’Amministrazione federale delle dogane e della sicurezza dei confini (AFD), talvolta per errore.

Dichiarazione d’esportazione elettronica e decisione di tassazione con e-dec/Passar

Le merci esportate dalla Svizzera nel traffico commerciale devono essere dichiarate elettronicamente all’AFD. Il sistema e-dec viene gradualmente sostituito dal nuovo sistema di traffico delle merci Passar.

Con Passar, oltre al processo merceologico, viene aggiunto un processo di trasporto. La checklist per l’esportazione con Passar guida attraverso la procedura di esportazione più comune, dalle verifiche preliminari fino alle fasi procedurali successive e ai costi.

Dopo aver compilato i campi obbligatori in e-dec web e trasmesso i dati all’AFD, il dichiarante dispone di 30 giorni per il passo successivo con la merce. Dopo l’esportazione, il file PDF della decisione di tassazione elettronica proveniente da Passar, con l’XML incorporato, deve essere salvato.

Questo file PDF con l’XML incorporato costituisce la prova legalmente valida della decisione di tassazione. Il termine di conservazione è di 10 anni.

Dichiarazione d’esportazione con e-dec/Passar in passaggi

Chiarire prima della spedizione: autorizzazioni, tributi e norme estere

Divieti, restrizioni e prescrizioni vanno chiariti prima della spedizione con le autorità competenti, ad esempio per animali, protezione delle specie CITES, armi e beni culturali. Le autorizzazioni necessarie devono essere disponibili prima della dichiarazione d’esportazione.

Per le merci private, all’uscita dalla Svizzera non sono dovuti dazi all’esportazione. Eventuali divieti e autorizzazioni devono comunque essere chiariti preventivamente.

L’AFD non fornisce informazioni sulle normative estere; competente è l’autorità doganale estera. Pertanto, chiarite le norme d’importazione e i tributi del Paese di destinazione presso l’autorità competente prima della spedizione.

Procedure speciali di esportazione come lo speditore autorizzato, l’esportazione temporanea o la trasformazione e il rinvio di merci hanno iter propri e obblighi documentali specifici. Influenzano quali documenti devono essere allegati alla spedizione.

Chiarire prima della spedizione