Versand-Zolldokumente erstellen: Handels- und Proforma-Rechnung, Ursprungsnachweis, Packliste

Einleitung: Warum Zolldokumente wichtig sind

Beim Versand von Waren aus der Schweiz sind korrekte Begleitdokumente für die Zollabwicklung wichtig. Fehlende oder falsche Angaben können dazu führen, dass eine Sendung beim Zoll hängen bleibt und Verzögerungen oder Kosten verursacht.

Welche Rechnung passt, hängt von der Sendung ab: Bei Waren mit Handelswert, die zum Wiederverkauf bestimmt sind, ist eine Handelsrechnung erforderlich. Für Sendungen ohne Zahlung kommen Proforma-Rechnungen infrage; Ursprungsnachweise können Zollvergünstigungen ermöglichen, und eine Packliste hält den Sendungsinhalt fest.

Handelsrechnung und Proforma-Rechnung: Unterschiede und Einsatzbereiche

Erstellen Sie eine Handelsrechnung für Waren mit Handelswert, die zum Wiederverkauf bestimmt sind. Eine Proforma-Rechnung verwenden Sie etwa für kostenlose Muster, Ersatzteile, Reparaturen oder Geschenke, wenn die Sendung keine Zahlung an den Versender auslöst.

Die Proforma-Rechnung dient dem Zoll als Wertnachweis, löst beim Empfänger aber keine Zahlung aus und wird nicht in der Buchhaltung erfasst. Kennzeichnen Sie sie deutlich als «Proforma-Rechnung» oder «Rechnung nur für Zollzwecke».

Inhalt einer Proforma-Rechnung – Pflichtangaben und Vorlagen

Tragen Sie zuerst die vollständigen Adressen von Verkäufer und Käufer ein sowie, falls abweichend, die Lieferadresse. Ergänzen Sie Ort und Datum, Lieferkondition mit Incoterm, Warenbeschreibung, Anzahl, Stückpreis und Gesamtwert, Packstückanzahl, Gewicht und den Grund für die Ausstellung.

Verfassen Sie die Angaben auf Englisch oder in der Sprache des Ziellandes. Eine kostenlose Vorlage im Word- oder Excel-Format gibt es bei Muster-Vorlage.ch; BärZoll bietet eine Vorlage als XLSX-Datei.

Pflichtangaben für Handels- und Proforma-Rechnungen

Inhalt einer Handelsrechnung für den Zoll

Erstellen Sie die Handelsrechnung mit denselben Angaben wie die Proforma-Rechnung: Verkäufer, Käufer und gegebenenfalls Lieferadresse, Ort und Datum, Lieferkondition mit Incoterm sowie die detaillierten Warenpositionen. Führen Sie Anzahl, Stückpreis, Gesamtwert, Packstückanzahl, Gewicht und den Grund der Ausstellung auf; schreiben Sie auf Englisch oder in der Sprache des Ziellandes.

Eine Packliste ergänzt die Rechnung mit einem Inventar der Sendung. Führen Sie Absender und Empfänger mit Namen, Adressen und Kontaktdaten sowie jeden Artikel mit Beschreibung, Menge und Gewicht auf; ergänzen Sie die Verpackungsangaben und die Abmessungen jeder Kiste oder jedes Containers.

Geben Sie das Gewicht je Artikel oder das Gesamtgewicht pro Karton an. Vergleichen Sie die Packliste mit der Handelsrechnung: Die Zollbehörden können die Angaben der Rechnung mit dem Inhalt der Sendung abgleichen.

Für Handels- oder Proforma-Rechnungen können Sie das DHL-Online-Formular nutzen. Nach dem Absenden erhalten Sie das Dokument als PDF per E-Mail; mit MyDHL+ lässt es sich über Paperless Trade während des Versandprozesses erstellen.

Ursprungsnachweise: EUR.1 und Ursprungserklärung

Prüfen Sie zuerst, ob die Ware die präferenziellen Ursprungsregeln erfüllt; eine EUR.1 gilt für Waren mit Schweizer Ursprung oder ausreichender Be- oder Verarbeitung. Die Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 bestätigt den präferenziellen Ursprung und kann Zollvergünstigungen in Partnerländern ermöglichen.

Beantragen Sie die EUR.1 beim Schweizer Zoll; die zuständige Vorprüfstelle beglaubigt sie. Bei anderen Freihandelsabkommen kann für Sendungen, deren Ursprungserzeugnisse zusammen höchstens Fr. 10’300 oder EUR 6’000 wert sind, eine Ursprungserklärung auf der Rechnung oder einem anderen Handelspapier ausgestellt werden.

Ermächtigte Ausführer dürfen Ursprungserklärungen ohne Wertlimite ausstellen und müssen sie nicht handschriftlich unterzeichnen. Im Verkehr mit Singapur, Südkorea, Kanada, Hongkong und den Philippinen ist nur die Ursprungserklärung vorgesehen; im Verkehr mit Japan und China dürfen sie nur ermächtigte Ausführer ausstellen.

Wurde bei der Ausfuhr versehentlich keine Warenverkehrsbescheinigung ausgestellt, reichen Sie das Gesuch bei der Vorprüfstelle ein, in deren Geschäftskreis Ihr Geschäftssitz liegt. Beizulegen ist das vollständig ausgefüllte Formular EUR.1 oder EUR-MED; auf der Rückseite müssen Ort und Zeitpunkt der Ausfuhr sowie der Grund für die nachträgliche Ausstellung stehen.

Tragen Sie in Rubrik 7 «Bemerkungen» den Vermerk «ISSUED RETROSPECTIVELY» ein. Legen Sie zudem einen Ausfuhrnachweis, etwa eine Ausfuhrzollanmeldung oder ein Frachtbriefdoppel, Kopien der Exportrechnungen und alle Ursprungsbelege bei; für die nachträgliche Ausstellung wird eine Gebühr erhoben.

Nachträgliche Ausstellung einer EUR.1

Lieferantenerklärungen – was ist das?

Eine Lieferantenerklärung benötigen Sie als Schweizer Exporteur, wenn Sie belegen müssen, dass zugekaufte Vormaterialien Ursprungswaren sind. Sie dient als Grundlage für Ihren eigenen Ursprungsnachweis, also eine EUR.1 oder eine Ursprungserklärung.

Verlangt eine ausländische Firma eine solche Erklärung, prüfen Sie, ob stattdessen eine Warenverkehrsbescheinigung oder eine Ursprungserklärung genügt.