Créer les documents douaniers d'expédition : factures commerciales et pro forma, preuve d'origine, liste de colisage

Introduction : Pourquoi les documents douaniers sont importants

Lors de l'expédition de marchandises depuis la Suisse, des documents d'accompagnement corrects sont essentiels pour le dédouanement. Des informations manquantes ou erronées peuvent entraîner le blocage d'un envoi à la douane, provoquant ainsi des retards ou des coûts supplémentaires.

Le type de facture approprié dépend de l'envoi : une facture commerciale est requise pour les marchandises ayant une valeur commerciale destinées à la revente. Pour les envois ne donnant lieu à aucun paiement, des factures pro forma sont envisageables ; les preuves d'origine peuvent permettre d'obtenir des avantages douaniers, tandis qu'une liste de colisage détaille le contenu de l'envoi.

Facture commerciale et facture pro forma : différences et domaines d'application

Établissez une facture commerciale pour les marchandises ayant une valeur commerciale destinées à la revente. Utilisez une facture pro forma par exemple pour des échantillons gratuits, des pièces de rechange, des réparations ou des cadeaux, lorsque l'envoi ne déclenche aucun paiement envers l'expéditeur.

La facture pro forma sert de preuve de valeur pour la douane, mais ne déclenche aucun paiement de la part du destinataire et n'est pas enregistrée dans la comptabilité. Mentionnez clairement « Facture pro forma » ou « Facture uniquement pour les besoins douaniers ».

Contenu d'une facture pro forma – mentions obligatoires et modèles

Inscrivez d'abord les adresses complètes du vendeur et de l'acheteur, ainsi que l'adresse de livraison si elle diffère. Ajoutez le lieu et la date, les conditions de livraison avec l'Incoterm, la description des marchandises, la quantité, le prix unitaire et la valeur totale, le nombre de colis, le poids et la raison de l'émission.

Rédigez ces informations en anglais ou dans la langue du pays de destination. Un modèle gratuit au format Word ou Excel est disponible chez Muster-Vorlage.ch ; BärZoll propose un modèle sous forme de fichier XLSX.

Mentions obligatoires pour les factures commerciales et pro forma

Contenu d'une facture commerciale pour la douane

Établissez la facture commerciale avec les mêmes mentions que la facture pro forma : vendeur, acheteur et, le cas échéant, adresse de livraison, lieu et date, conditions de livraison avec l'Incoterm, ainsi que les postes de marchandises détaillés. Indiquez la quantité, le prix unitaire, la valeur totale, le nombre de colis, le poids et la raison de l'émission ; rédigez le document en anglais ou dans la langue du pays de destination.

Une liste de colisage complète la facture avec un inventaire de l'envoi. Mentionnez l'expéditeur et le destinataire avec leurs noms, adresses et coordonnées, ainsi que chaque article avec sa description, sa quantité et son poids ; ajoutez les indications relatives à l'emballage et les dimensions de chaque carton ou conteneur.

Indiquez le poids par article ou le poids total par carton. Comparez la liste de colisage avec la facture commerciale : les autorités douanières peuvent vérifier la concordance entre les informations de la facture et le contenu de l'envoi.

Pour les factures commerciales ou pro forma, vous pouvez utiliser le formulaire en ligne de DHL. Après l'envoi, vous recevrez le document sous forme de PDF par e-mail ; avec MyDHL+, il peut être créé via Paperless Trade pendant le processus d'expédition.

Preuves d'origine : EUR.1 et déclaration d'origine

Vérifiez d'abord si la marchandise respecte les règles d'origine préférentielles ; un certificat EUR.1 s'applique aux marchandises d'origine suisse ou ayant subi une transformation ou un ouvraison suffisante. Le certificat de circulation des marchandises EUR.1 confirme l'origine préférentielle et peut permettre d'obtenir des avantages douaniers dans les pays partenaires.

Demandez le certificat EUR.1 auprès de l'Administration fédérale des douanes suisse ; l'office de contrôle compétent le vise. Pour d'autres accords de libre-échange, une déclaration d'origine sur la facture ou sur un autre document commercial peut être établie pour les envois dont les produits originaires ont une valeur totale maximale de CHF 10’300 ou EUR 6’000.

Les exportateurs agréés sont autorisés à établir des déclarations d'origine sans limite de valeur et ne sont pas tenus de les signer manuscritement. Dans les échanges avec Singapour, la Corée du Sud, le Canada, Hong Kong et les Philippines, seule la déclaration d'origine est prévue ; dans les échanges avec le Japon et la Chine, seuls les exportateurs agréés sont habilités à les établir.

Si aucun certificat de circulation des marchandises n'a été établi par erreur lors de l'exportation, présentez la demande à l'office de contrôle dans le ressort duquel se trouve votre siège social. Joignez-y le formulaire EUR.1 ou EUR-MED dûment rempli ; au verso doivent figurer le lieu et la date de l'exportation, ainsi que la raison de l'établissement a posteriori.

Inscrivez la mention « ISSUED RETROSPECTIVELY » dans la case 7 « Remarques ». Joignez également une preuve d'exportation, telle qu'une déclaration d'exportation ou un double de la lettre de voiture, des copies des factures d'exportation et tous les justificatifs d'origine ; des frais sont perçus pour l'établissement a posteriori.

Établissement a posteriori d'un certificat EUR.1

Déclarations du fournisseur – de quoi s'agit-il ?

En tant qu'exportateur suisse, vous avez besoin d'une déclaration du fournisseur si vous devez prouver que les matières premières achetées sont des marchandises originaires. Elle sert de base à votre propre preuve d'origine, c'est-à-dire un certificat EUR.1 ou une déclaration d'origine.

Si une entreprise étrangère exige une telle déclaration, vérifiez si un certificat de circulation des marchandises ou une déclaration d'origine ne suffirait pas à la place.